Drukarka do biura - 6 praktycznych porad czym kierować się przy zakupie

Drukarka do biura - 6 praktycznych porad czym kierować się przy zakupie

Wybór odpowiedniej drukarki do biura to jedna z najważniejszych decyzji, jakie musi podjąć przedsiębiorca wyposażając miejsce pracy. Wydrukom nie zagroziła nawet masowa cyfryzacja – niektóre dokumenty nadal muszą przybierać papierową formę. Jak zatem znaleźć dobrej jakości, niezawodną drukarkę do biura, która nie będzie droga w eksploatacji a przy tym zachowa odpowiednią jakość wydruków?

Przed wyborem drukarki do biura, przedsiębiorca musi określić, co i jak często oraz w jakim formacie będzie drukowane. Nie ma sensu przepłacać za drukarkę kolorową, jeśli jest nam niezbędna tylko do tworzenia papierowych wersji dokumentów. Podobnie nieekonomicznie jest inwestować w zwykłą, kolorową drukarkę atramentową, jeśli niemal bez przerwy będą za jej pomocą drukowane obrazy i zdjęcia.

Coraz częściej tradycyjne drukarki są wypierane przez urządzenia wielofunkcyjne, które są zdecydowanie bardziej przydatne, szczególnie w biurowych warunkach, ponieważ dodatkowo wyposażone zostały w funkcję skanowania oraz kopiowania.

Mogłoby się wydawać, że komunikacja elektroniczna doprowadzi prędzej czy później do zakończenia ery dokumentów papierowych. Nic bardziej mylnego. Wszystko wskazuje na to, że jeszcze długo firmy będą zmuszone do drukowania i archiwizowania, co ważniejszych dokumentów.

Czym powinna się wyróżniać biurowa drukarka?

Jaką drukarkę do biura wybrać?

Sam wybór rodzaju urządzenia drukującego powinien być uzależniony od tego, co przedsiębiorca planuje przenosić na papier i w jakiej ilości.

Jeszcze nie tak dawno podział był jasny – duże firmy, przez znaczną ilość wydruków, których potrzebowały, decydowały się na czarno-białe drukarki laserowe. Mniejsze przedsiębiorstwa, niekorzystające na co dzień z tego typu urządzeń, wybierały kolorowe drukarki atramentowe lub laserowe, by móc we własnym zakresie wydrukować materiały reklamowe. Niestety, często koszty eksploatacji okazywały się na tyle wysokie, że szybko rezygnowano z takich praktyk.

Bezpośrednio na koszty eksploatacji drukarki w biurze wpływa używany format papieru. Najczęściej wykorzystywany jest standardowy – A4, jednak warto wziąć pod uwagę czy przydaje się tylko on, czy jednak raz na jakiś czas któryś z pracowników musi korzystać z usług profesjonalnej drukarni, by wydrukować format A3? Podnosi to ogólne koszty związane z drukowaniem, do którego trzeba dopłacać przez nieodpowiednio dobrane parametry urządzenia.

Podczas wyboru drukarki do biura, które są zastępowane coraz częściej przez urządzenia wielofunkcyjne, na uwagę zasługuje również format skanowania, by w trakcie jego używania nie okazało się, że nie obejmuje całej kartki formatu A4.

Istotna jest również szybkość pracy urządzenia. Coraz mniejsze znaczenie ma tu rodzaj drukarki. Najnowsza technologia HP PageWide pozwala urządzeniom atramentowym pracować równie szybko, jak laserowym. Ma to szczególne znaczenie wśród dużych przedsiębiorstw, gdzie liczy się czas, ponieważ na swoją kolej czeka jeszcze całe mnóstwo dokumentów, które w krótkim czasie muszą przybrać papierową postać.

Rodzaje drukarek do biura


Wybór rodzaju drukarki do biura musi być przemyślany i w pełni świadomy. Urządzenie to wpływa na prawidłowe funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa:

Drukarka atramentowa
Na drukarki atramentowe decyduje się coraz mniejsza ilość przedsiębiorców. Głównie dlatego, że uważane są za nieekonomiczne, a sama ich eksploatacja jest stosunkowo droga. Jednak dobrej jakości drukarki tego typu mają również wiele zalet. Przede wszystkim są znacznie tańsze w zakupie niż drukarki laserowe i zużywają mniej prądu. Niestety, pozostawiające wiele do życzenia tempo i jakość wydruków oraz problemy z zasychającym atramentem podczas dłuższej przerwy w eksploatacji skutecznie zniechęcają przedsiębiorców przed ich wyborem.

Drukarka laserowa
Drukarki laserowe są drogie w zakupie. Wiele z nich pracuje stosunkowo głośno i zużywa zdecydowanie więcej energii elektrycznej, w porównaniu do drukarek atramentowych. Mimo wielu wad są one chętnie wybierane przez przedsiębiorców, ponieważ drukują szybko i wydajnie, a ich praca nie jest droga. Ponadto charakteryzują się tworzeniem wysokiej jakości wydruków.

Drukarka igłowa
Drukarki igłowe są bardzo głośne, wykonują też złej jakości wydruki. Ich niewątpliwą zaletą jest jednak szybkość wydruku, niezawodność oraz bardzo niskie koszty eksploatacji. Nie są wykorzystywane w firmach drukujących umowy dla klientów, materiały szkoleniowe czy inne, ważne dokumenty. Drukarki igłowe przeznacza się zazwyczaj do tworzenia wydruków potwierdzeń magazynowych czy faktur.

wynajem_drukarki_do_biura.jpg

Drukarka do biura czy urządzenie wielofunkcyjne?

W niemal każdym biurze przydaje się drukarka, skaner i kopiarka. Zamiast kupować trzy osobne urządzenia, które zajmują dużo miejsca i są znacznie droższe niż jedno, wielu inwestorów decyduje się na zakup urządzenia wielofunkcyjnego.

Przed wyborem urządzenia drukującego przedsiębiorca musi wziąć pod uwagę potrzeby swojej firmy. Jeśli pracownicy ograniczają się do drukowania dokumentów, wystarczy zakup tradycyjnej drukarki. W przypadku, gdy regularnie wykonywane są również kserokopie i skany, warto pomyśleć o urządzeniu wielofunkcyjnym, które jest tańsze w zakupie i eksploatacji, a także pozwala zaoszczędzić miejsce.

Czym kierować się przy zakupie drukarki do biura?

1. Koszty eksploatacji
Każdy przedsiębiorca przed wyborem drukarki do biura zastanawia się ile będzie go kosztować jej eksploatacja. Dlatego też najpierw powinien zorientować się jaką ilość stron będzie mógł wydrukować przy użyciu jednego tonera oraz poznać jego cenę.

2. Rozmiar wydruków
Większość firm drukuje jedynie dokumenty, dlatego w zupełności wystarczy im standardowy format wydruków A4. Warto jednak wcześniej zastanowić się, czy od czasu do czasu nie ma potrzeby wydrukowania we własnym zakresie plakatu czy materiałów szkoleniowych w formacie A3.

3. Skanowanie i kopiowanie
Coraz częściej tradycyjne drukarki wypierane są przez urządzenia wielofunkcyjne. Pozwala to zaoszczędzić miejsce w biurze, ale też obniża koszty, ponieważ przedsiębiorca zamiast trzech urządzeń kupuje jedno, które spełnia trzy funkcje.
Podczas wyboru urządzenia wielofunkcyjnego warto zwrócić uwagę na najbardziej odpowiedni format dokumentów. Należy zastanowić się czy kserowane i skanowane będą jedynie dokumenty w standardowym rozmiarze, czy również większe. W przypadku skanera istotna jest również rozdzielczość, która odpowiada za jakość dokumentów.

4. Szybkość wydruku
Szybkość wydruku jest szczególnie istotna w dużych przedsiębiorstwach. Przed zakupem drukarki warto sprawdzić ile stron jest w stanie wydrukować w przeciągu minuty. Bezpośredni wpływ na to ma rodzaj wydruku oraz jego jakość.

5. Maksymalne obciążenie
Maksymalne obciążenie informuje przedsiębiorcę ile stron miesięcznie jest w stanie wydrukować urządzenie. W tym przypadku warto poznać zalecaną maksymalną liczbę stron i tym parametrem kierować się podczas wyboru drukarki.

6. Dwustronne drukowanie
Jeśli przedsiębiorcy zależy na oszczędności papieru, powinien zdecydować się na urządzenie, które drukuje dwustronnie. W skali roku, czy nawet miesiąca, pozwala wiele zaoszczędzić na zakupie ryz.

Drukarka do biura – zakup czy wynajem?

Wielu przedsiębiorców szuka oszczędności dla swojej firmy. Dlatego też, coraz większa ich liczba decyduje się na wynajem drukarek zamiast ich kupna. Jest to rozwiązanie korzystne finansowo, ale także bardzo wygodne. Dzierżawione urządzenia nie należą do przedsiębiorstwa, dlatego też wszelkie awarie oraz dostarczanie materiałów eksploatacyjnych leży w kwestii firmy wypożyczającej drukarki.

Ponadto profesjonalni doradcy na podstawie przeprowadzonego wywiadu dotyczącego zapotrzebowania firmy, pomagają wybrać odpowiednie urządzenia, które spełnią oczekiwania wszystkich pracowników.

Najlepsze firmy dzierżawiące drukarki korzystają z systemu zarządzania drukiem, który pozwala w porę zareagować na kończący się toner, czy niespodziewaną awarię. Takie rozwiązania niwelują ryzyko powstawania przestojów w pracy, spowodowanych brakiem materiałów eksploatacyjnych lub niewykrytą w porę awarią.

Pracownik możliwie najszybciej pojawia się w firmie z nowym tonerem lub narzędziami do naprawy urządzenia. Jeśli awaria jest poważna, przedsiębiorstwo otrzymuje drukarkę zamienną o tych samych lub lepszych parametrach, do czasu naprawienia poprzedniego urządzenia.

Wynajem drukarek pozwala pozbyć się problemów związanych z flotą drukującą i skupić się na ważniejszych sprawach dotyczących działalności firmy.

Podsumowanie

Wybór drukarki do biura jest niezwykle istotny dla jego prawidłowego funkcjonowania. Nieodpowiednie decyzje zakupowe zemszczą się w postaci strat finansowych, dlatego już w początkowym etapie warto zdecydować się na pomoc profesjonalnych doradców.



Zobacz także:


Masz ciekawą informację? Poinformuj nas o tym!


Użytkownicy Najem-Wynajem mają możliwość współtworzenia treści poprzez publikowanie własnych artykułów dotyczących tematyki naszego portalu. Zaproponuj temat na artykuł lub prześlij gotowy tekst. Koniecznie napisz o tym do nas, korzystając z zakładki kontakt.

Komentarze:

Opinie użytkowników